Die Funktion ZÄHLENWENN arbeitet sehr ähnlich wie SUMMEWENN, beantwortet jedoch andere Fragen. Zum Beispiel: "Wie häufig wurde übernachtet?" Dazu zählt die Funktion einfach jedes Vorkommen des Eintrags Hotel.

Excel

Die Funktion lautet exakt: =ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkriterium) Um unsere Frage nach der Anzahl der Übernachtungen zu beantworten, wird die Funktion mit folgenden Argumenten bestückt: =ZÄHLENWENN(C6:C19;F6) Der Bereich umfasst alle Ausgabenpositionen, die durchsucht werden sollen – und zwar nach dem Wort, das in Zelle F6 steht. Genauso gut könnte man auch direkt nach dem Begriff "Hotel" suchen oder nach >100, um alle Auslagen zu zählen, die über 100 Euro liegen.

Filter beschränken einen Tabellenbereich auf jene Zeilen, in denen ein bestimmter Wert vorkommt.

 

Die Anwendung ist simpel: Markieren Sie die Titelzeile einer Auflistung und wählen Sie den Befehl Start -> Sortieren und Filtern -> Filtern.

 

Greifen Sie sich nun im Einblendmenü am oberen Ende der Liste einen der Werte, um nur die entsprechenden Zeilen anzuzeigen. Diese Filter sind bestens geeignet, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen.

 

Der Nachteil: Das Gesamttotal einer Summe wird zum Beispiel nicht auf die gefilterten Werte reduziert.

 

Diese Einschränkung lässt sich mit der Funktion SUMMEWENN umgehen. Sie arbeitet genau wie die Funktion SUMME, bietet aber zusätzlich die Möglichkeit, nur Werte innerhalb eines definierten Bereiches zu addieren. Die Funktion ist folgendermaßen aufgebaut: =SUMMEWENN(Bereich;Suchkriterium;Summe_Bereich)

 

Excel Hilfe

Wenn wir in unserer kleinen Spesenabrechnung prüfen möchten, wie viel Geld für Benzin ausgegeben wurde, verwenden wir zum Beispiel folgende Argumente: =SUMMEWENN(C6:C19;F6;D6:D19) C6:C19 umfasst den Bereich, der überprüft werden soll – also die Beschreibung der Auslagen. F6 steht für das Wort Benzin, das zum Suchkriterium wird. F6 könnte auch durch "Benzin" ersetzt werden (wichtig sind bei Texteingaben die Anführungszeichen). Und zu guter Letzt umfasst D6:D19 den Bereich, dessen Werte bei einer Übereinstimmung aufaddiert werden sollen. So können Sie beliebig viele Posten auswerten, ohne auf Filter angewiesen zu sein.

 

 

Oft ist es hilfreich, direkt aus einem Office-Dokument heraus eine Outlook-Aufgabe anzulegen.

 

Beispiel: Sie arbeiten an einem Word-Dokument, müssen dann aus dem Haus und wollen nächste Woche daran weiterarbeiten. Also in Outlook eine neue Aufgabe erstellen, Dokument im Ordnerverzeichnis suchen, einfügen… Aber es geht einfacher.

 

In Word und Excel gibt es das Symbol Aufgabe erstellen. Von diesem Symbol wissen die wenigsten, auch deshalb, weil es seltsamerweise versteckt ist. Es befindet sich standardmäßig nicht in der Symbolleiste. Deshalb holen Sie das Symbol am besten in die Symbolleiste.

Und das geht so:

  1. Klicken Sie in Word auf die Office-Schaltfläche und dann unten auf Word-Optionen:outlook aufgabe word
  2. Dann klicken Sie im linken Bereich auf Anpassen, wählen im Pulldown-Menü Befehle auswählen den Menüpunkt Alle Befehle.
  3. Unter Alle Befehle finden Sie jetzt auch das Symbol Microsoft Office Outlook-Aufgabe erstellen. Einmal drauf klicken und dann auf Hinzufügen.outlook aufgabe word
  4. Mit OKschließen Sie das Dialogfenster – das war’s. Nun sehen Sie das neue Symbol in der Schnellstartleiste.
    outlook aufgaben office

Jetzt können Sie direkt aus einem Word- Dokument heraus eine Aufgabe erstellen.

Genau so gehen Sie auch in Excel vor.

Eine lange Excel-Tabelle einfügen – kein Problem!

Sie wollen in Word eine lange Excel-Tabelle einfügen und ärgern sich, dass die Excel-Tabelle am Ende der Seite abgeschnitten wird? Für dieses Problem gibt es eine Lösung.

  1. Öffnen Sie zuerst die Excel-Tabelle und markieren Sie dort jenen Bereich, den Sie in Ihr Word-Dokument einfügen möchten. Diesen markierten Bereich mit Strg + C kopieren.
  2. Wechseln Sie dann in Ihr Word-Dokument, in das Sie die Tabelle einfügen wollen und klicken Sie dort an jene Stelle, wo die Tabelle eingefügt werden soll.
  3. Jetzt im Start-Register auf den kleinen Pfeil auf dem Einfügen-Symbol klicken und dann auf Inhalte einfügen:
    word excel einfügen
  4. Im sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie noch folgende Optionen:
    word excel-tabelle einfügen
  5. Mit OK schließen und schon wird die gewünschte Excel-Tabelle seitenübergreifend eingefügt. Durch die Auswahl der Option Verknüpfung einfügen wird jede Änderung, die Sie direkt in der Excel-Tabelle vornehmen auch in der eingefügten Tabelle in Word übernommen.
  6. Eventuell müssen Sie dafür mit der rechten Maustaste auf die eingefügte Tabelle klicken und dann im Menü auf Verknüpfungen aktualisieren.
    word tabellen einfügen

So können Sie auch in Word Excel-Tabellen über mehrere Seiten problemlos einfügen.

Es kommt ja nicht so selten vor: Man tippt einen Brief oder einen anderen Text, und um ein paar Zeilen passt dieser nicht auf eine Seite. Für wenige Zeilen wird eine zweite Seite begonnen. Das schaut unschön aus und ist Papierverschwendung.

Den Text möchte man aber nicht kürzen. Dann kann man das Layout ändern, beispielsweise durch das Ändern der Seitenränder. Aber das wirkt sich in der Regel auch negativ auf das Gesamtbild aus.

So bleibt die Möglichkeit, die Schriftgröße und den Zeilenabstand etwas zu verringern. Damit finden die wenigen Zeilen der zweiten Seite auf der ersten Seite Platz. Dieses Experimentieren mit der Schriftgröße lässt sich automatisieren.

Denn Word stellt hierfür die (versteckte) Funktion Um eine Seite verkleinern zur Verfügung. Mit diesem Befehl wird der gesamte Text im Dokument so angepasst, dass er auf einer Seite Platz hat und das Gesamtbild nicht großartig verändert wird.

Holen Sie sich diesen Befehl einfach als Symbol in Ihre Symbolleiste. Damit haben Sie mit einem Klick jederzeit Zugriff auf diese nützliche Funktion.

 

In Word 2007 gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Word-Optionen:

word tipps

  • Dann im rechten Bereich auf Anpassen, unter Befehle auswählen die Option Alle Befehlewählen (s. roter Rahmen):
    word tipps tricks
  • Nun noch in der Befehlsliste den Befehl Um eine Seite verkleinern markieren und mit einem Klick auf Hinzufügen wird dieser in Ihrer Schnellzugriff-Leiste ergänzt:
    microsoft word

 

In den Vorgängerversionen gibt es ebenfalls diese Funktion:

Diese finden Sie im Menü Datei unter dem Menüpunkt Seitenansicht. Dort klicken Sie auf das Symbol Seite anpassen.

 

Eine Formatierung mit einer Tastenkombination entfernen ist natürlich auch möglich:

  • Mit dem Cursor in das formatierte Wort gehen und dann können Sie mit der Tastenkombination Strg + Leertaste die Formatierung löschen. Sie brauchen also nicht erst zu der Maus greifen, und mit dieser in der Symbolleiste auf entsprechendes Symbol zu klicken.
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  • Oder Sie können auch den ganzen Text (Strg + A) oder einzelne Absätze markieren und dann die Tastenkombination Strg + Leertaste nutzen. Und alle Formatierungen werden gelöscht.

Diese Tastenkombination funktioniert aber nur für manuelle Zeichenformate. Formate, die in der Formatvorlage definiert sind, werden damit nicht entfernt.