E-Mail-Archivierung – Pflicht und Notwendigkeit für alle Unternehmen

E-Mails sind das Rückgrat der modernen Geschäftskommunikation, aber sie bringen auch Verantwortlichkeiten mit sich, von denen viele Unternehmen nicht ausreichend informiert sind. In diesem Artikel beleuchten wir umfassend das Thema E-Mail-Archivierung, um Ihnen einen detaillierten Überblick über die Pflichten und Anforderungen zu verschaffen.

Thomas Balla

05.10.2023

Inhaltsverzeichnis:

Einführung: Die Bedeutung der E-Mail-Archivierung im Geschäftsumfeld
- Der Wandel von Briefen und Faxen zu E-Mails
- Relevanz und Pflichten in der Geschäftskorrespondenz
Pflichten und Gesetze: Was Unternehmen wissen müssen
- Wer ist zur E-Mail-Archivierung verpflichtet?
- Gesetzliche Vorgaben und Regelungen (HGB, AO, GoBD, GoBS, GDPdU, BDSG, TKG, KonTraG)
- Aufbewahrungspflichten und Fristen: 6-10 Jahre für verschiedene Dokumente
Was gehört archiviert, was nicht?
- Geschäfts-/Handelsbriefe und steuerrelevante Dokumente
- Ausnahmen: private Mails, Bewerbungsdaten, Werbemails
Warum Backups nicht ausreichen
- Unterschiede zwischen Backup und E-Mail-Archivierung
- Notwendigkeit einer revisionssicheren Archivierung
Revisionssichere E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Umsetzung
- Definition von Revisionssicherheit
- Technische und prozessuale Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung
- Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) und seine Grundsätze
Outlook-Archivierung: Ein Trugschluss
- Begrenzungen der Outlook-Archivierungsfunktion
- Warum sie nicht den Anforderungen entspricht
DSGVO-Konformität in der E-Mail-Archivierung
- Umgang mit personenbezogenen Daten
- Regelbasierte Löschkonzepte und Datenschutz
Kostenlose Checkliste zur E-Mail-Archivierung
- Schritt-für-Schritt-Überprüfung der Archivierungssoftware und Anforderungen
Rechtssichere Mail-Archivierung mit BREKOM
- Vorstellung einer professionellen Archivierungslösung
- Vorteile, Umsetzung und Kontaktdaten für Beratungsgespräche

Einführung: Die Bedeutung der E-Mail-Archivierung im Geschäftsumfeld

In einer digitalen Welt, in der E-Mails die traditionellen Kommunikationsmittel verdrängt haben, sind sie das Herzstück der Geschäftskorrespondenz. Doch mit dieser Bequemlichkeit kommen auch Verantwortlichkeiten. Unternehmen müssen verstehen, dass nicht nur das Senden und Empfangen von E-Mails wichtig ist, sondern auch die richtige Archivierung.

Pflichten und Gesetze: Was Unternehmen wissen müssen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die E-Mail-Archivierung sind komplex und vielschichtig. Es ist entscheidend zu verstehen, wer zur Archivierung verpflichtet ist und welche Gesetze und Vorschriften dies regeln. Das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sind hierbei maßgeblich.

Was gehört archiviert, was nicht?

Nicht jede E-Mail muss archiviert werden, aber viele doch. Hier erläutern wir im Detail, welche Arten von E-Mails archiviert werden müssen und welche ausgenommen sind. Dies schließt private Mails von Mitarbeitern und Bewerbungsdaten ein, die aufgrund von Datenschutzbestimmungen nicht archiviert werden dürfen.

Warum Backups nicht ausreichen

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass Backups die Archivierung von E-Mails abdecken. Hier erklären wir die Unterschiede zwischen Backups und E-Mail-Archivierung und warum beide im Unternehmen notwendig sind.

Revisionssichere E-Mail-Archivierung: Anforderungen und Umsetzung

Revisionssicherheit ist der Schlüssel zur E-Mail-Archivierung. Wir erklären die spezifischen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und wie diese umgesetzt werden können, sowohl technisch als auch prozessual.

Outlook-Archivierung: Ein Trugschluss

Viele Unternehmen nutzen Outlook für ihre E-Mail-Kommunikation und verlassen sich auf die integrierte Archivierungsfunktion. In diesem Abschnitt zeigen wir die Begrenzungen dieser Funktion und warum sie den gesetzlichen Anforderungen nicht genügt.

DSGVO-Konformität in der E-Mail-Archivierung

Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten. Hier erklären wir, wie Unternehmen sicherstellen können, dass ihre E-Mail-Archivierung den Datenschutzbestimmungen entspricht, einschließlich regelbasierter Löschkonzepte.

Kostenlose Checkliste zur E-Mail-Archivierung

Als zusätzlichen Service bieten wir eine kostenlose Checkliste zur E-Mail-Archivierung an. Diese Checkliste führt Unternehmen durch die wichtigsten Aspekte der Archivierung und hilft dabei, die richtige Archivierungslösung zu finden und zu implementieren.

Rechtssichere Mail-Archivierung mit CoBaTh

Abschließend stellen wir unsere professionelle Archivierungslösung vor, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Wir erklären, wie Unternehmen von dieser Lösung profitieren können und wie einfach die Implementierung ist. Unternehmen sind eingeladen, sich für ein unverbindliches und kostenfreies Beratungsgespräch mit uns in Verbindung zu setzen, um die beste Archivierungslösung für ihre Bedürfnisse zu finden.

Fazit

Die E-Mail-Archivierung ist keine optionale Aufgabe für Unternehmen, sondern eine rechtliche Verpflichtung. Durch die richtige Archivierungslösung können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch Zeit und Ressourcen sparen. Es ist wichtig, sich gründlich mit den gesetzlichen Vorschriften auseinanderzusetzen und eine Archivierungslösung zu wählen, die zuverlässig, sicher und einfach zu implementieren ist. Bei Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.