E-Mail-Archivierung: Mythen und Wahrheiten – Auf dem Weg zur Sicherheit und Compliance
In der heutigen Geschäftswelt ist der E-Mail-Verkehr zu einer unverzichtbaren Konstanten geworden. Dennoch vernachlässigen viele Unternehmen den Schutz dieser wertvollen Informationsquelle. Dabei kann eine professionelle E-Mail-Archivierung nicht nur schnell und kosteneffizient erfolgen, sondern auch entscheidend sein, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. In diesem Artikel klären wir fünf weit verbreitete Irrtümer über die E-Mail-Archivierung und zeigen, wie eine professionelle Archivierungslösung weit über die einfache Datensicherung hinausgeht und Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten kann.
Irrtum 1: Es besteht lediglich eine Archivierungspflicht für Rechnungen. Alles andere muss nicht archiviert werden.
Falsch! Tatsächlich müssen alle Dokumente archiviert werden, die steuerliche Relevanz besitzen. Die deutschen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) legen genau fest, welche Dokumente das betrifft. Diese reichen von Handelsbriefen über Buchungsbelege bis hin zu jeglicher Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abwickelt oder abschließt. Viele dieser Informationen sind in E-Mails enthalten, daher genügt es nicht, nur Rechnungen zu archivieren.
Irrtum 2: Es reicht aus, die wichtigsten E-Mails auszudrucken. So kann man die Pflicht zur E-Mail-Archivierung umgehen.
Auch das ist ein Trugschluss! Die GoBD legen klare Anforderungen für die Aufbewahrung elektronischer Daten und Dokumente fest. Das Ausdrucken von E-Mails allein genügt nicht, um den Vorgaben zu entsprechen. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung ist unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Irrtum 3: Kleine Unternehmen benötigen keine E-Mail-Archivierung, die Pflicht gilt nur für große Konzerne.
Ganz im Gegenteil! Die Aufbewahrungspflicht geschäftsrelevanter Dokumente, einschließlich E-Mails, richtet sich nicht nach der Unternehmensgröße, sondern nach der Gewinnerzielungsabsicht. Alle steuerpflichtigen Unternehmen, Selbständige und Freiberufler sind betroffen. Die Nichteinhaltung kann zu Verstößen gegen Buchhaltungspflichten führen und das Unternehmen einer Steuerprüfung aussetzen.
Irrtum 4: Backups decken die Archivierung mit ab – eine zusätzliche Archivierungssoftware ist keine Pflicht.
Das ist ein gefährlicher Fehler! Backups sichern Daten zwar kurzfristig, jedoch nicht revisionssicher im Sinne der GoBD. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung gewährleistet eine langfristige, sichere und originalgetreue Aufbewahrung aller E-Mails inklusive Dateianhänge. Der Einsatz beider Lösungen parallel kann die Sicherheit Ihrer Daten erhöhen.
Irrtum 5: Datenschutz und E-Mail-Archivierung passen nicht zusammen – Die Pflicht, E-Mails archivieren zu müssen vs. nicht alle E-Mails aufbewahren zu dürfen.
Auch das ist ein Missverständnis! Nicht alle E-Mails müssen archiviert werden. Die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) setzen klare Grenzen für die Aufbewahrungsdauer von E-Mails. Zertifizierte E-Mail-Archivierungslösungen können dabei helfen, personenbezogene Daten datenschutzkonform zu verarbeiten. Durch definierbare Aufbewahrungsrichtlinien und Löschregeln werden E-Mails nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht, um den Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden.
Fazit: E-Mail-Archivierung ist unerlässlich.
Fehlinformationen über die E-Mail-Archivierung führen dazu, dass Unternehmen diesem Thema nicht genug Aufmerksamkeit schenken. Doch E-Mail-Archivierung ist nicht nur Pflicht, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Neben der Erfüllung rechtlicher Anforderungen können Sie von einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung profitieren, die Ihre Daten sicher, originalgetreu und schnell wiederfindbar aufbewahrt.
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